【SAP】『購買組織』とは？役割や組織定義における検討ポイントを徹底解説！

MMモジュールで使用する『購買組織』について、組織構造やコンフィグ、どの機能でどのように使用されるのかなどの役割や組織定義を行う際に検討すべき点を解説します。

『購買組織』とは

『購買組織』とは、購買業務で使用する4桁コードの組織で、調達を行う組織単位です。取引先と交渉し、調達行動に責任を持つ単位とイメージしていただければ良いかと思います。

まず組織構造とコンフィグを解説し、その後『購買組織』の使用目的などを説明します。

組織構造

『購買組織』は、『会社コード』と『プラント』に紐づけられています。会社コード：購買組織の関係もプラント：購買組織の関係もそれぞれｎ：ｎで紐づけることが可能です。

会社全体で１つの購買組織を共有するパターンと１つの会社内で複数の購買組織を使用するパターンがあり、どちらにするかは企業によりまちまちです。それぞれが業務にどのような影響があるのかは、後述の「組織定義時の検討ポイント」で解説しています。

コンフィグ

『購買組織』のコンフィグ手順ですが、まず購買組織を新規作成します。作成は、画面上の「新しいエントリ」をクリックし、購買組織の4桁コードや名称などを定義します。そして、作成した購買組織を『会社コード』と『プラント』へ割り当てます。

使用目的と役割

繰り返しになりますが、『購買組織』は調達行為を行う単位です。そのため、主に購買のトランザクションで指定が必要になります。購買依頼時や購買発注時のタイミングで、発注を管理するために使用します。

『購買組織』は、購買依頼（Tr-Code: ME51N）と購買発注（Tr-Code: ME21N）では、入力必須です。

補足になりますが、購買担当者を表す『購買グループ』は、購買発注時のみ入力必須で、購買依頼伝票には保持していません。

組織定義時の検討ポイント

『購買情報マスタ』の管理

『購買情報マスタ』とは、調達業務に関するデータを保持するマスタです。『購買組織』をキー項目として使用し、『購買組織』ごとに品目×仕入先単位で登録します。

『購買組織』の組織定義を行う際は、『購買情報マスタ』で保持する情報をどのような粒度で管理したいかを考慮する必要があります。以下に『購買情報マスタ』が保持する項目の一部をリストアップしました。

同一仕入先であっても部署や課ごとに金額などの契約条件が異なるようなケースでは、購買情報マスタを区別して管理する必要があります。そのため『購買組織』は複数用意しなければなりません。

一方、１つの仕入先に対して交渉や契約に責任を持つ部署が異なるケースがない場合は、１つの『購買組織』を会社全体で共有して使用することができます。

つまり、『購買組織』の組織定義は、まず企業の要件を把握し『購買情報マスタ』をどのように管理するのかを考慮することが重要です。

『品目マスタ』購買管理ビューの管理

購買情報マスタに加え、購買組織は『品目マスタ』の購買管理ビューでもキー項目として使用されています。購買情報マスタほど業務に影響する項目はありませんが、『購買組織』を細分化してしまうと『品目マスタ』のメンテナンスが手間になります。

『品目マスタ』の購買管理ビューで保持している一部の項目をリストアップしておきます。

最後に

ここまで『購買組織』について、構造や使用目的、組織定義時の検討ポイントをご説明してきました。購買業務を行う上で、『購買組織』は重要な組織です。

一度定義した組織は、変更することはほぼ不可能です。それは、変更することで様々な機能に影響が出ることが懸念されるためです。そのため、組織定義を行う際は、要件をしっかりと把握し行う必要があります。